Kinderverwaltung
Auf einen Blick haben Sie nicht nur alle Infos zu den liebenswerten Eigenheiten aller Kinder parat, sondern können auch deren vielfältige Entwicklungsschritte individuell dokumentieren.
- Stammdatenerfassung von Kindern und Bezugspersonen, alle Adress- und Kontaktdaten inkl. Geschwisterverknüpfung und Familienansicht
- Erfassung von Medizinischen Informationen, inkl. Allergien, besondere Ernährung, Impfstatus, Medikamentengabe, U-Untersuchungen, Kindergartenuntersuchungen
- Erfassen von individuellen Regelzeiten / geplanten Betreuungs- und Anwesenheitszeiten pro Kind
- Erfassen der Soll- und Ist-Zeiten und Abwesenheiten z.B. über die intuitive Tabletoberfläche
- Historie der An- und Abwesenheiten des Kindes mit Bemerkungen für den jeweiligen Tag
- Mitteilung von Abwesenheiten (Krankheiten, Urlaube, Sonstige) durch die Eltern z.B. auch via App (iOS & Android) möglich
- Zeitkonto: Auflistung der Abweichungen und automatische Übernahme in die Abrechnung von Zusatz-oder Minusstunden
- Gruppenzugehörigkeiten und Anwesenheiten eines Kindes mit zeitlicher Gültigkeit und Historie
- Übernahme aktueller Belegung oder zu bestimmten Stichtagen in Statistikmeldungen und Personalschlüsselberechnung
- Automatische Auswirkung auf die Belegungsplanung und Platzverfügbarkeit
- Anmeldung der Kinder über individuell konfigurierbare Online-Warteliste der Einrichtung
- Einfache Übernahme von Kinder-Anmeldungen aus Platzvergabe-Portalen unterschiedlicher Kommunen
- Definition eigener und individueller Wartelistenkriterien (Geschwisterkind, Alleinerziehend, Großfamilie, Brennpunkt etc.)
- Automatische Erstellung einer Warteliste aller Kinder mit Gewichtung anhand der Wartelistenkriterien
- Schnellsuche über verfübare Plätze für Kinder mit einem bestimmten Geburtsdatum über alle Einrichtungen eines Trägers
- Berücksichtung des richtigen Gruppen-Alters für den gewünschten Betreuungsumfang
- Anzeige der aktuellen Belegung sämtlicher Regelgruppen aller Einrichtungen und freiwerdende Plätze unter Berücksichtigung des Alters des Kindes zum gewünschten Eintrittsdatum
- Die Selektion einzelner Wochentage für die Betreuung ist möglich
- Ablage von beliebigen kindbezogenen Dateien in verschiedenen Formaten (PDF, Word-Dokumente, Filme, Fotos)
- Dateien können in übersichtlichen Ordnerstrukturen verwaltet werden
- Erstellung von Entwicklungsdokumentationen
- Unterteilung in Entwicklungsberichte, interne Beobachtungen und Portfolio
- Freie Dokumentation der Beobachtungen und Entwicklungsschritte eines Kindes
- Frei definierbare Felder zu den einzelnen Dokumentationsbereichen festlegbar
Personalverwaltung
- Komplette Stammdatenerfassung zu jedem einzelnen Mitarbeiter inkl. privater und dienstlicher Kontaktdaten
- Erfassung aller statistisch relevanten Qualifikationen, höchster Bildungsabschluss, Berufserfahrung etc.
- Zuweisung von Kompetenzen und eigenen individuell anlegbaren Attributen
- Komplettes Berechtigungsmanagement (Rollen und Rechte für einzelne Personen)
- Erzeugung und Verwaltung von Mitarbeiter- und Dienstausweisen aus dem System
- Bewerbungen von potenziellen Mitarbeitern werden gesammelt und können weiterverarbeitet werden
- Vollständig integriertes Online-Bewerberportal mit selbst konfigurierbaren Feldern zur Erfassung von Bewerbungen
- Datenschutzkonformes Bewerbermanagment mit automatischen Erinnerungen und integrierter Email-Kommunikation
- Erzeugung von Arbeitsverträgen inklusive individueller Anlagen mit einem Klick und Versand an Kandidaten
- Umfassende Verwaltung sämtlicher Vertragsdaten für Vergütung und Personal-Abrechnung
- Komplette Dokumenten-Ablage in selbst erstellbaren Ordner-Strukturen zu jedem Mitarbeiter
- Erstellung von Dienstplänen
- Erfassung von Urlaubsansprüchen und Verwaltung von Urlaubsanträgen
- Anzeige von Urlaub im Terminkalender zur Planung
- Erfassung von Soll- und Ist-Arbeitszeiten
- Auswertung von Plus- und Minusstunden
- Erstellung eines Arbeitszeitnachweises mit digitaler Unterschrift
- Erfassung und Verrechnung von Abwesenheiten
- Erstellung von Terminen für die Einrichtung oder einzelne Gruppen
- Termine für Eltern oder intern freigeben
- Termine mit Teilnehmerbestätigung erstellen
- Übernahme von Terminen auf die Webseite
- Auswertung von Terminen und Zu- und Absagen über die Individuellen Listen
- Erstellen von Aufgaben
- Aufgaben Personen zuweisen
- Mit Pinnnadeln Aufgaben direkt in bestimmte Bereiche „pinnen“
Kommunikation mit Eltern
- Geschützer Bereich mit individuellen Zugangsdaten
- Höchste Sicherheit durch SSL-Verschlüsselung wie zum Beispiel beim Online-Banking
- Freigabe von Informationen durch die Eltern
- Datenschutzauskunft von Mitarbeitern, Kindern und Bezugspersonen auf Knopfdruck
- E-Mails versenden an einzelne Personen oder Personengruppen
- Benachrichtigungen bei neuen Ereignissen bequem per E-Mail
- Fotos anschauen und hochladen von z.B. Ausflügen und Festen
- Herunterladen von Rechnungen und Steuerbescheinigungen
- Alle Termine auf einen Blick sichtbar und zur Übernahme in den eigenen Kalender
- Termine können bequem zu- oder abgesagt werden
- Alle wichtigen Informationen auf einen Blick
- Neuigkeiten und Ankündigungen am schwarzem Brett
- Speiseplan für mehrere Wochen im Voraus
- Erfassen von Abwesenheiten der Kinder über die App
- Mehrsprachige Benutzeroberfläche (Deutsch, Englisch, Portugisisch, Ungarisch, Slowakisch, Französisch)
- Kontaktdaten der Einrichtung jederzeit einsehbar – schnelle Kontaktaufnahme auch von unterwegs
Trägerverwaltung
- Erfassung der Grundeinstellungen für den Träger und die Einrichtungen
- Mitarbeiterverwaltung für den Träger und trägerübergreifend
- Differenziertes Rechtesystem für Träger- und Einrichtungsmitarbeiter
- Einrichtungsübergreifende Platzsuche
Verschicken von E-Mails an ausgewählte Personengruppen (z.B. Mitarbeiter aller Einrichtungen, Eltern von allen oder einzelnen Einrichtungen)
Ablage von Dokumenten trägerintern oder für Träger und Einrichtungen
- mpsNF,
- DATEV,
- Diamant,
- Baykibig,
- kibiz.web,
- NewSystem Kommunal,
- ISBJ
- Datenschutzauskunft über die personenbezogenen Daten auf Knopfdruck
- Für Kinder, Bezugspersonen, Mitarbeiter
Listen & Auswertung
- Erstellen von Listen mit Inhalten aus KigaRoo
- Filterfunktion der Listen
- Praktische Funktion wie Summe, Durchschnitt, Minimum, Maximum
- PDF- und Excel-Export zur Weiterverarbeitung
- Vorgefertigte Listen können mit einem Knopfdruck erstellt werden
- PDF- und Excel-Export zur Weiterverarbeitung
- Anzeige Auslastung nach Kindern oder nach Stunden in der Jahres- Monats- und Tagesansicht
- Detailansicht mit Uhrzeiten
- Anzeige in Prozent und Absolut-Angaben
- Übersicht über Zusammensetzung (z.B. Geschlecht, Alter, Gruppe)
- Destatis
- kibiz.web
- baykibig
- Hessen
- Thüringen
- Berlin
- Nordrhein-Westphalen
- Sachsen-Anhalt
- Datenschutzauskunft über die personenbezogenen Daten auf Knopfdruck
- Für Kinder, Bezugspersonen, Mitarbeiter
Rechnungsverwaltung
- Individuelle Erfassung von Gebührenmodellen
- Erfassen von Zuschüssen und Zuschussempfänger
- Erfassen von Abweichenden Rechnungsempfängern
- Erstellen von Rechnungen mit wenigen Klicks
- Erfassen und Verrechnung von Gutscheinen
- Erstellung von Steuerbescheinigungen per Knopfdruck am Kind oder per Stapelverarbeitung
- E-Mail-Versand der Steuerbescheinigungen direkt aus KigaRoo
- Übersichtliche Rechnungsübersicht
- Rechnungsversand direkt aus KigaRoo an die Rechnungsempfänger
Dauerrechnungen werden automatisch pro Monat erstellt
- Gebühren einfach per SEPA-Lastschrift einziehen
- Automatische Vergabe von Debitoren- und Mandatsrefernznummern
- DATEV
- mpsNF
- Diamant
- NSK
Organisation
- Erstellung von Terminen für die Einrichtung oder einzelne Gruppen
- Termine für Eltern oder intern freigeben
- Termine mit Teilnehmerbestätigung erstellen
- Übernahme von Terminen auf die Webseite
- Auswertung von Terminen und Zu- und Absagen über die Individuellen Listen
Hinterlegen des eigenen Brief- und Rechnungspapier für Rechnungen und Dokumente
Das Hinweissystem erinnert an wichtige Arbeitsschritte wie z.B. Beenden von Gebühren nach Vertragsende
- Erstellen von Aufgaben
- Aufgaben Personen zuweisen
- Mit Pinnnadeln Aufgaben direkt in bestimmte Bereiche „pinnen“
- „Schwarzes Brett“ für Neuigkeiten
- Neuigkeiten und Ankündigungen für Eltern freigeben, damit niemand mehr etwas verpasst
- Erstellen eines Speiseplans für mehrere Wochen im Voraus
- Freigeben für Eltern oder auf der Homepage
- Erstellen einer eigenen Homepage
- Übernahme von Inhalten wie Termine, Neuigkeiten oder Speisepläne direkt aus KigaRoo ohne diese doppelt zu pflegen
- Individuelle Anpassungsmöglichkeiten mit vielen tollen Gestaltungsmöglichkeiten
- Anmeldeformulare für Kinder und Mitarbeiter
Datenschutz
- Dank der 256-Bit Extended Validation SSL-Verschlüsselung sicher wie beim Online-Banking
- Die Speicherung der Daten erfolgt in deutschen Rechenzentren und bleiben in einem geschlossenen System
- Wir unterziehen uns regelmäßigen Überprüfungen durch unabhängige Datenschutzbeauftragte
- Als deutsches Unternehmen unterliegen wir dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
- Kostenlose Backups erfolgen in regelmäßigen Abständen
- Bei Diebstahl, Defekt oder Verlust Ihrer Geräte wie Tablets, Smartphones oder PCs bleiben alle Ihre Daten in KigaRoo erhalten, da diese zentral im sicheren Rechenzentrum in Köln liegen.
- Das umfassende Rechtemanagement erlaubt das Freischalten einzelner Bereiche und Informationen
- Die wichtigsten Grundeinstellungen für einen einfachen Start sind bereits konfiguriert
Einrichtungsverwaltung
- Erfassen der wichtigsten Informationen
- Einrichtungsbezogene Grundeinstellungen
- Umfassendes Rechtemanagement
- Hinterlegen von Briefpapier für Dokumente
- Abrechnung von Elternbeiträgen, Verpflegungskosten und Zuschüsse
- Erstellung von Rechnungen
- Rechnungsversand an die Eltern direkt aus KigaRoo
- SEPA-Lastschriftverfahren
- Automatisches Erzeugen von Debitoren- und Mandatsreferenznummern
- Erstellen von Steuerbescheinigungen
- Schnittstellen zu verschiedenen FiBu- und Personalabrechnungssystemen
- Erstellung von Steuerbescheinigungen per Knopfdruck am Kind oder per Stapelverarbeitung
- E-Mail-Versand der Steuerbescheinigungen direkt aus KigaRoo
- Erstellen von z.B. Verträgen, Briefen, Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung, Abholberechtigung für Kinder und Mitarbeiter per Knopfdruck
- System-Vorlagen für das schnelle Erstellen von wichtigen Listen
- Erstellen von eigenen Vorlagen
- Individuelle Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten
- Online Registrierung für Kinder
- Bewerbungsportal für Mitarbeiter
- Übernahme der wichtigsten Inhalte aus KigaRoo – selbstverständlich datenschutzkonform- wie Termine, Speiseplan u.v.m.
- Gestaltung von eigenen Seiten und Inhalten
- Erstellen von individuellen Listen mit Daten aus allen Bereichen
- Trägerweite Auswertungen
- Statistische Meldungen auf Knopfdruck
- Übersichtliche Darstellung der Auslastung der Einrichtung
- Datenschutzauskunft für Mitarbeiter, Kinder und Bezugspersonen
Erstellen eines Kursplans mit Angabe von Raum, Zeit und Personal