Kontakt, Hilfe und FAQ

KigaRoo ist das neue kinderleicht bedienbare Programm zur Verwaltung und Präsentation von Kinderbetreuungseinrichtungen jeder Art und Größe.
Von der kleinen Elterninitiative bis zur großen kommunalen, privaten oder kirchlichen Trägerschaft – KigaRoo ist für jeden Träger und jede Kita-Größe geeignet. KigaRoo eröffnet Ihnen mit wenigen Klicks alle Möglichkeiten für eine zeitgemäße Kommunikation mit Eltern, Kolleginnen und Kollegen (via Email-Verteiler, Smartphone-App und optional einer individuellen Webseite). Termin-, Dienst- und Urlaubspläne anlegen, Entwicklungsberichte erstellen, Aufgaben zuweisen und Termine koordinieren – alles kinderleicht! Dazu haben Sie mit KigaRoo alle wichtigen Informationen und Daten rund um Ihre Einrichtung, Kolleginnen und Kollegen, die Kinder und deren Bezugspersonen sicher und datenschutzkonform jeder Zeit verfügbar.

KigaRoo ist ein Unternehmen, das durch sein Team von Spezialisten aus den Bereichen neue Medien, Softwareentwicklung und Recht und Verwaltung über sehr viel Erfahrung verfügt. In zahlreichen Gesprächen mit Kita-Leiterinnen und Kita-Leitern, Erzieherinnen, Erziehern und Eltern aus Kindergärten, Krippen und Krabbelgruppen entstand die Idee, eine moderne Software zu entwickeln, um den Alltag in frühkindlichen Bildungseinrichtungen bestmöglich zu erleichtern. Daraus folgend machte sich unser Team an die Arbeit um eine Lösung für die Praxis zu entwickeln und stetig besser werden zu lassen! KigaRoo ist die moderne und kinderleicht bedienbare Software, die Pädagogen bei ihrer Arbeit hilft und zugleich die Kommunikation mit den Eltern erleichtert.

Der Name KigaRoo ist eine Verbindung aus der Abkürzung des international gängigen Wortes „Kindergarten“ und dem englischen Begriff für Känguru (Kangaroo), das auch in unserem Logo steht. Für uns ist das Aufwachsen eines kleinen Kängurus im Beutel seiner Mutter das perfekte Sinnbild für Geborgenheit und Fürsorge und zugleich steht es für Beweglichkeit und Dynamik – wichtige Voraussetzungen für Kinder, um später einmal unabhängig zu werden und große Sprünge machen zu können.

KigaRoo teilt sich in drei ineinandergreifende Funktionsbereiche auf und bietet Ihnen dadurch den größtmöglichen Komfort bei der Kita-Verwaltung:

1. Stammdatenverwaltung
2. Organisation & Planung
3. Kommunikation mit Eltern, Bezugspersonen und Mitarbeitern

Darüber hinaus bietet Ihnen das Zusatzmodul „Webseiten-Baukasten“ die Möglichkeit, Ihre Einrichtung komfortabel und individuell im Internet zu präsentieren:

4. Außendarstellung (in Form der individuellen Kita-Webseite)

Tragen Sie unter „Stammdaten“ einfach und übersichtlich die Informationen zu Ihrer Einrichtung ein. Änderungen oder Ergänzungen können jederzeit vorgenommen werden. Sollten Sie nicht alle Informationen sofort eintragen können haben Sie jederzeit die Möglichkeit die Daten später zu vervollständigen.

Die Stammdaten können für folgende Bereiche angelegt und bearbeitet werden:

– Kinder
– Eltern
– Gruppen
– Mitarbeiter
– Einrichtung
– Kostenträger
– Gebühren & Kosten
– Tages-, Wochen- und Monatsübersichten
– Detaillierte Entwicklungsberichte
– Informationen zu spezieller Ernährung / Diät- Medizinische Informationen

KigaRoo bietet eine Vielzahl von Organisations- und Planungsmöglichkeiten. Hier ist der Fokus vor allem auf die einfache Handhabung und die schnelle Verwaltung ihrer Daten gerichtet.

– Dienstplanung
– Urlaubsplanung
– Terminplanung
– Belegungsstatistik
– Auslastungsstatistik
– Rechnungsverwaltung/Abrechnung
– An- und Abwesenheitsliste
– Dokumentenverwaltung
– Allgemeine Information zur Einrichtung
– Wichtige Dokumentationen zu Ihrer Einrichtung
– Gruppeninformationen
– Foto-Alben
– Eigene Stammdaten, Eltern und Kinder
– Rechtevergabe an Mitarbeiter und Eltern
– Personal- und Abrechnungsdaten

Kommunikation, Information und Austausch gewinnt weiter an Bedeutung: Auch im Bereich der Kinderbetreuung ist die Kommunikation zwischen Einrichtung, Mitarbeitern, Eltern und Bezugspersonen in der Erziehungspartnerschaft nicht mehr wegzudenken. Deswegen bietet KigaRoo verschiedene Möglichkeiten den Grundstein für eine besonders einfache und komfortable Kommunikation aller teilnehmenden Parteien:

– Verwaltung von E-Mails (Mitarbeiter und Bezugspersonen)
– Austausch von Veranstaltungsinformationen und Kontaktmöglichkeiten
– Einstellbare Abwesenheitsbenachrichtigung z. B. wegen Krankheit oder Urlaub
– Gemeinsames Bearbeiten von Projekten und Verwaltungsaufgaben
– Zentrale Datenablage für gemeinsamen Zugriff

Mit dem Webbaukasten von KigaRoo haben Sie jetzt die Möglichkeit Ihre Einrichtung auch im Internet von der besten Seite zu präsentieren. Dies ist mit nur wenigen Klicks, auch für ungeübte Nutzer, ganz einfach möglich. Der Webbaukasten ermöglicht es Ihnen zum Beispiel Fotoalben, Speisepläne, anstehende Termine und Nachrichten einfach aus KigaRoo automatisch anzeigen zu lassen.
Auch eine Online-Anmeldung für Betreuungsplatz-Anfragen von Eltern können Sie hier aktivieren. Anfragen können Sie dann direkt aus KigaRoo bequem beantworten oder einzelne Kinder von hier direkt in Ihre KigaRoo-Warteliste übernehmen.

Kinderbetreuung rückt zunehmend in den Fokus der gesellschaftlichen und politischen Betrachtung. Wie in vielen anderen Bereichen wird es auch für Kinderbetreuungseinrichtungen aller Art wichtiger, sich professionell und überzeugend darzustellen und moderne Kommunikationswege anzubieten, um für Eltern und Mitarbeiter attraktiv zu sein.
Die Möglichkeiten hierzu wachsen mit KigaRoo auf einfache Weise! Neben der Option anzugeben wann z. B. ein „Tag der offenen Tür“ ansteht oder der nächste Eltern-Infoabend, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich in Ihrer Einrichtung um die Kinder kümmern, welche Leistungsarten Sie anbieten gibt es viele weitere Möglichkeiten Ihr individuelles Profil als Einrichtung darzustellen.

Im stressigen Kita-Alltag ist es fast unmöglich, nebenbei auch noch eine Webseite zu erstellen, zu pflegen und die Inhalte regelmäßig zu aktualisieren. Häufig ist der Pflegeaufwand sehr hoch und viele Inhalte sind trotzdem nicht aktuell. Mit dem KigaRoo-Webbaukasten ist es jetzt ganz einfach: Mit nur wenigen Klicks ist eine individuelle Webseite für Ihre Kita erstellt. Ebenso einfach ist es Inhalte wie z. B. Texte und Bilder zu verändern. Viele Inhalte lassen sich sogar automatisch und direkt aus KigaRoo heraus veröffentlichen, indem Sie einfach im Webbaukasten die entsprechende Seite aktivieren und z. B. ein Fotoalbum oder einen Termin mit dem Häkchen „Webfreigabe” markieren. Schon erscheint der entsprechende Inhalt auch auf Ihrer Kita-Webseite. Abgelaufene Termine hingegen werden automatisch auch wieder entfernt, damit die Inhalte Ihrer Seite immer aktuell bleiben.

Sofern Sie schon eine Domain (Internetadresse / URL) für Ihre Einrichtung besitzen, können Sie diese bei Ihrem Domain-Provider einfach auf Ihre neue mit KigaRoo gebaute Kita-Webseite weiterleiten lassen. So sind Sie weiterhin unter Ihrer bekannten Internet-Adresse erreichbar.

Gegenfrage: Sind lange Vertragslaufzeiten heute noch zeitgemäß?

Wir von KigaRoo meinen nein!

Sollten Sie KigaRoo also eines Tages nicht mehr nutzen wollen, genügt eine kurze schriftliche Mitteilung an uns und wir deaktivieren Ihren Account zum Ende Ihrer aktuellen Abrechnugsperiode.

Bei KigaRoo entstehen nur die monatlichen Kosten nach der jeweils aktuellen Preisliste. Der Support, Updates und die regelmäßige Datensicherung sind bereits in den günstigen Monatspreisen enthalten.

Die monatlichen Kosten setzten sich aus der Grundgebühr und der jeweiligen Anzahl der aktiv betreuten Kinder zusammen. Nicht berechnet werden Kinder, die auf der Warteliste oder im Archiv geführt werden. In der Grundgebühr sind in KigaRoo PROFESSIONAL jeweils 20 Kinder bereits inklusive.

Weitere Funktionsmodule können auf Wunsch hinzugebucht werden, genauere Informationen hierzu erhalten Sie hier.

Für Tageseltern ist das MINI-Paket optimal (inkl. 1 GB Speicherplatz und Internetauftritt) für bis zu maximal 8 aktiv betreute Kinder. Die aktuellen Preise finden Sie hier.

Jeweils zum Ende Ihrer Abrechnungsperiode erhalten Sie monatlich eine Rechnung für Ihre KigaRoo-Lizenz.

Beginnen Sie beispielsweise am 13.06.2012 mit KigaRoo ist die erste Periode vom 13.06.-12.07.2012 für Sie als Testphase kostenlos. Die folgende Abrechnungsperiode vom 13.07.-12.08.2012 würde Ihnen rückwirkend und unter Berücksichtigung der aktiven Kinder Ihrer Einrichtung in Rechnung gestellt werden.

Sie haben Fragen zu Ihrem aktuellem Paket, möchten dieses ändern oder eines unserer Zusatzmodule kostenlos testen? Unser Support-Team steht Ihnen gerne montags bis freitags zwischen 8:00 Uhr und 16:00 Uhr persönlich unter 040 / 30 30 66 999 oder per E-Mail unter support@kigaroo.de zur Verfügung.

Alle Ihre Daten und Einstellungen bleiben bei einem Upgrade selbstverständlich unverändert erhalten.

Die Rechnung für die KigaRoo-Lizenz wird Ihnen per E-Mail zugestellt. Zusätzlich stellen wir alle Rechnungen für Sie in Ihrem Account, unter „Accountverwaltung“ > „Lizenzabrechnung“, zum Download bereit. Auch Zahlungsdaten können Sie in diesem Bereich einsehen und bearbeiten.

Sie können den Rechnungsbetrag auf drei Wegen bezahlen:

1. Per Lastschrift
Um die Abrechnung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten, arbeiten wir bereits mit dem standardisierten und zukunftssicheren SEPA-Lastschriftverfahren.
Bitte beachten Sie, dass die SEPA-Verfahren ausschließlich für Zahlungen in der Währung „Euro“ genutzt werden können.

2. Per Überweisung
Selbstverständlich können Sie den monatlichen Rechnungsbetrag auch überweisen.

3. PayPal
Hinterlegen Sie einfach Ihren PayPal-Account und wir buchen den Rechnungsbetrag ab.

Der Registrierungsprozess ist in drei Schritte unterteilt.

Schritt 1:
Zunächst füllen Sie die auf der Anmeldeseite geforderten Felder aus: Vorname, Nachname, E-Mail Adresse und das Passwort. Das Passwort muss aus Sicherheitsgründen aus min. 8 Zeichen und wenigstens einer Zahl (0-9) und einem Sonderzeichen (z. B.: ! § $ % & / + # – ?) bestehen. Stimmen Sie unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu und klicken Sie anschließend auf den Button „weiter“.

Schritt 2:
Im zweiten Schritt werden Sie aufgefordert den Namen Ihrer Kita, Ihre Telefonnummer und Adresse wahrheitsgemäß anzugeben und nachfolgend auf den Button „Los geht’s“ zu klicken.

Schritt 3:
Der dritte und letzte Schritt ist die Aktivierung Ihres Accounts. Sie müssen dazu nur den Aktivierungslink in der Email anklicken, die Sie nach erfolgreichem Abschluss der Schritte 1-2 zugeschickt bekommen haben.

Für Mitarbeiter, Eltern und Bezugspersonen gibt es keinen gesonderten Registrierungsprozess. Diese Personen werden von Sub-/Administratoren der jeweiligen Einrichtung in KigaRoo angelegt. Sobald die Einrichtung angelegte Mitarbeiter, Eltern oder Bezugspersonen für die Nutzung von KigaRoo freischaltet, erhalten diese eine Email mit den persönlichen Zugangsdaten und können ab sofort den „LOGIN“ über die KigaRoo-Smartphone-App oder die Webseite www.kigaroo.de nutzen.

Sobald Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie sich auf der Seite www.kigaroo.de/login oder über den Button „LOGIN“, der sich rechts oben auf der Startseite befindet, mit der Eingabe Ihrer Email-Adresse und Ihres Passwortes anmelden.

Die Sicherheit Ihrer Daten genießt bei KigaRoo die höchste Priorität! Deswegen werden alle Daten ausschließlich auf einem Server in Deutschland gespeichert. Zudem werden unsere Systeme rund um die Uhr überwacht und gesichert. Hier werden regelmäßig wichtige Sicherheits-Updates durchgeführt und nur die leistungsfähigsten Unternehmens-Firewalls und Sicherungssysteme eingesetzt. Für den optimalen Schutz Ihrer Daten: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr!

Die Benutzung von KigaRoo erfolgt über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Dies ist dieselbe Verschlüsselungsmethode, die z. B. auch Banken für das Online-Banking verwenden. Wir behandeln alle Nutzerdaten streng vertraulich gemäß den strikten deutschen Datenschutzrichtlinien und garantieren, diese nicht an Dritte weiterzugeben.

Bitte beachten Sie hierzu auch unsere Datenschutzbestimmungen. Schicken Sie uns bei weiteren Fragen gerne eine Anfrage über unser Kontaktformular.

Eine herkömmliche Software, die direkt auf Ihrem Computer gespeichert und genutzt wird, hat im Vergleich zu KigaRoo zahlreiche Nachteile und birgt Risiken. Bei Diebstahl oder Verlust eines Computers, sowie bei Hardwarefehlern können Ihre Daten unwiderruflich verloren gehen. Solche, häufig durch Viren und andere Schadsoftware ausgelösten Probleme, können bei der Arbeit mit der Online-Software KigaRoo nicht auftreten: Tägliche Sicherungen Ihrer Daten auf unseren besonders abgeschirmten Hochleistungs-Servern gewährleisten jederzeit die größtmögliche Sicherheit Ihrer Daten!

Niemand außer Ihnen, Ihren Mitarbeitern und freigeschalteten Bezugspersonen kann die jeweils von Ihnen individuell freigegebenen Daten Ihrer Einrichtung einsehen. Auch die Support-Mitarbeiter von KigaRoo können nicht auf die Daten Ihrer Einrichtung zugreifen.

Tragen Sie unter „Stammdaten” einfach die Informationen zu Ihrer Einrichtung ein. Änderungen oder Ergänzungen können jederzeit vorgenommen werden. Sollten Sie nicht alle Informationen sofort eintragen können, haben Sie jederzeit die Möglichkeit die Daten später zu vervollständigen.

Für die unterschiedlichen Leistungsarten (z. B. Krippe, Elementar, Hort und Betreuungszeit / K4, E6, H5 etc.) Ihres Angebotes steht Ihnen ein eigener Bereich zur Verfügung.

Wenn Sie den integrierten Webseiten-Baukasten nutzen, können Sie Ihre Leistungsarten auf Ihrer Webseite sichtbar machen. Hierfür einfach unter „Webseiten-Baukasten”, „Inhalte”, „Leistungsarten” ein Häkchen bei „Seite ist aktiv” setzen.

Änderungen oder Ergänzungen sind, wie in allen anderen Bereichen, selbstverständlich jederzeit möglich. Bei den Kindern können Sie die jeweils in Anspruch genommene Leistungsart auswählen. Es empfiehlt sich daher Ihre Betreuungsangebote vor der Eingabe der Kinder-Datensätzen anzulegen, damit sie Ihnen dann bereits zur Verfügung stehen.

Innerhalb des Bereiches „Mitarbeiterverwaltung“ können Sie die einzelnen Mitarbeiter Ihrer Einrichtung erfassen. Hierfür steht Ihnen ein Profilbogen für die persönlichen Daten und weitere Informationen zur Verfügung.

Die Mitarbeiter können Sie in den jeweiligen Datensätzen direkt den einzelnen Gruppen zuordnen. Es empfiehlt sich dem Mitarbeiter eine Farbe zuzuweisen um z. B. die Arbeitszeiten im Dienstplan in der Farbe des jeweiligen Mitarbeiters anzeigen zu lassen – das schafft noch mehr Übersichtlichkeit. Die Farbe wählen Sie wie folgt in dem jeweiligen Datenblatt aus: Klicken Sie in das Feld „Farbe”, es öffnet sich ein Farbauswahlfenster, in dem Sie in dem großen Farbfeld links den kleinen Auswahlkreis verschieben können und mittig den Regler, um die gewünschte Farbe auszuwählen. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl einfach mit dem Häkchen unten rechts im Farbauswahlfenster.

Die Farbeinstellungen für die einzelnen Gruppen nehmen Sie in der „Gruppenverwaltung” in dem jeweiligen Gruppenblatt vor.

Um die Daten von Kindern und Eltern zu speichern oder in Papierform zu archivieren, bedarf es der schriftlichen Zustimmung der jeweiligen Personen, bzw. der Erziehungsberechtigten. KigaRoo stellt Ihnen eine geeignete „Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung” unter „Dateien & Fotos“ kostenlos zum Download zur Verfügung. Sie können diese einfach herunterladen, ausdrucken und den Eltern künftig zusammen mit den Anmeldeunterlagen für Ihre Einrichtung zur Unterzeichnung übergeben. Die unterzeichneten Einverständniserklärungen archivieren Sie bitte sorgfältig.

Innerhalb des Bereiches „Kinder & Eltern“ werden die Daten der Kinder erfasst. Hierfür stehen Ihnen mehrere Reiter im jeweiligen Datenblatt eines Kindes zur Verfügung: „Profildaten“ für die persönlichen Daten des Kindes, „Bezugspersonen“ für die Daten der Eltern und weiterer Bezugspersonen, „Medizinische Daten“ für Informationen zu Besonderheiten bei Ernährung, Allergien, Erkrankungen oder Vorerkrankungen eines Kindes. Unter dem Reiter „Impfpass“ können Sie den Impfschutz der Kinder dokumentieren und ggf. erfolgte Kindervorsorgeuntersuchung festhalten. Über einen weiteren Reiter finden Sie übersichtliche Felder zur Eingabe von internen Beobachtungen, neben einem Reiter für die Erstellung von Entwicklungsberichten und einem zur Erstellung von Portfolios zu einem Kind. Über den letzten Reiter finden Sie Details zu Abwesenheiten eines Kindes, die durch Mitarbeiter oder den jeweiligen Bezugspersonen eingestellt werden können.

Mit KigaRoo können Sie schnell und bequem alle Gruppen Ihrer Einrichtung anlegen und alle Informationen und Einstellungen der einzelnen Gruppen verwalten. Hierfür gibt es bei KigaRoo den eigenen Bereich „Gruppenverwaltung“.

Es empfiehlt sich den Gruppen eine Farbe zuzuweisen, um z. B. die Termine der Gruppen im Kalender in der jeweiligen Farbe anzeigen zu lassen und so noch mehr Übersichtlichkeit zu schaffen. Die Farbe wählen Sie wie folgt in dem jeweiligen Datenblatt aus: Klicken Sie in das Feld „Farbe“, es öffnet sich ein Farbauswahlfenster, in dem Sie in dem großen Farbfeld links den kleinen Auswahlkreis verschieben können und mittig den Regler, um die gewünschte Farbe auszuwählen. Anschließend bestätigen Sie Ihre Auswahl einfach mit dem Häkchen unten rechts im Farbauswahlfenster.

Bereits bei der Erfassung der Kinderdatensätze können diese den angelegten Gruppen zugeordnet werden. Es empfiehlt sich daher Ihre Gruppen vor der Eingabe der Kinder-Datensätzen anzulegen, damit sie Ihnen dann bereits zur Verfügung stehen.

Über den Bereich „Aufgaben“ kann jeder Mitarbeiter interne Aufgaben mit Fälligkeitsdatum an alle oder einzelne Mitarbeiter vergeben.

Wenn die Aufgabe als „erledigt“ markiert wurde, ist sie weiter unter „Erledigte Aufgeben“ zu finden. Erst nach „Aufgabe editieren“ ist die Aufgabe unwiderruflich gelöscht.

Durch die Möglichkeiten des direkten Zugriffs auch von Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern, Eltern und anderen Bezugspersonen, können alle Informationen schnell und präzise durch die jeweils richtigen Empfänger eingesehen werden. Wichtige Informationen können direkt aus KigaRoo z. B. an alle oder einzelne Eltern und ggf. weitere Bezugspersonen der Kinder einer Gruppe per Mail weitergegeben werden. Alle Beteiligten können jederzeit von überall auf die für sie freigegebenen Bereiche von KigaRoo zugreifen. So ist jede Information einfach, sicher und schnell beim richtigen Empfänger.

Hierzu steht Ihnen der Bereich „Dateien & Fotos“ zur Verfügung, der Ihnen das Hochladen von Dateien ermöglicht. Die gewohnte Rechtevergabe bestimmt auch hier detailliert, wer welche Dateien sehen und gegebenenfalls herunterladen darf.

In KigaRoo können Entwicklungsberichte zu den Kindern direkt durch Sie in dem jeweiligen Datenblatt angelegt und bearbeitet werden.
Die voreingestellten Punkte eines Entwicklungsberichtes können von einem Administrator für alle Felder unter „Einstellungen“ unter dem Punkt „Entwicklungsbericht“ geändert werden, so dass die Einrichtungsleitung entscheiden kann, wie viele und welche einzelnen Entwicklungsaspekte in ihrer Einrichtung dokumentiert werden.

Zusätzlich können auch Entwicklungsberichte erstellt werden, die direkt im PDF-Format zum jeweiligen Kind gespeichert werden können. Auch für diese kann die Einrichtungsleitung die Anzahl und Benennung der einzelnen Felder festlegen.

Fertige Entwicklungsberichte können Sie direkt – z. B. für ein Elterngespräch oder eine interne Besprechung – ausdrucken.
Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit für die tägliche Arbeit interne Beobachtungen zu dokumentieren, welche für die individuelle Förderung in der Betreuung hilfreich sein können. Dieser Reiter „Interne Beobachtungen“ ist nur für Erzieherinnen und Erzieher der Kinder einsehbar und kann nicht freigegeben, ausgedruckt oder exportiert werden.

Sofern Sie den Eltern z. B. Liedtexte, Noten, Gedichte, Spiel- und Bastelanleitungen oder Malvorlagen auch für Zuhause bereit stellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente jeder Art unter „Dateien & Fotos“ in KigaRoo hochzuladen. Sie können dies – wie gewohnt – nur für einzelne Gruppen oder für alle Gruppen Ihrer Einrichtung tun. Wenn Sie für die jeweiligen Dokumente die Option „Elternfreigabe“ aktivieren, können die Eltern über den jeweils persönlichen Zugang zu KigaRoo das entsprechende Dokument ganz einfach herunterladen und ausdrucken.

Wir haben das Thema Rechnungsverwaltung in der ersten Version von KigaRoo bewusst reduziert gehalten, da die meisten Einrichtungen einen gut funktionierenden Abrechnungsablauf haben, der häufig auch extern (z. B. durch einen Steuerberater) bearbeitet wird. Die „Rechnungsverwaltung“ bei KigaRoo ist somit nicht der Ersatz einer Buchhaltung oder eines Abrechnungsprogramms, sondern soll Ihnen einen schnellen aktuellen Zahlungsstatus zu den Elternbeiträgen ermöglichen. Legen Sie z. B. Ihren Steuerberater als Mitarbeiter Ihrer Einrichtung an. Er erhält daraufhin Zugang und kann Ihnen den monatlichen Status zu jedem Kind hinterlegen, so dass Sie mit einem Blick auf dem aktuellen Stand sind.

Unter „Einstellungen“ finden Sie unter dem Punkt „Benachrichtigungen“ den Satz: „Aktivieren Sie hier die Benachrichtigungen per Email. Sie werden dann bequem und direkt über Neuigkeiten an Ihre in KigaRoo hinterlegte Email-Adresse informiert“. Klicken Sie einfach die Unterpunkte an, wenn Sie bei diesen Themen immer per Email auf dem aktuellsten Stand gehalten werden möchten.

Zur besseren Übersicht gibt es in KigaRoo unter dem Reiter „Kalender & Pläne“ drei verschiedene Kalender: Einen allgemeinen Terminkalender für unterschiedliche Einträge aller Art, einen Urlaubskalender und einen Dienstplan. Für Eltern und Bezugspersonen der Kinder existiert nur der allgemeine Terminkalender. Die Kalender können alle – wie gewohnt – nach den Gruppen gefiltert angezeigt werden. Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter, Kolleginnen und Kollegen ohne Administrator-Rechte haben Einsicht in alle Termine aller Gruppen, können aber nur selbst angelegte Termine der eigenen Gruppe bearbeiten.

Im allgemeinen „Terminkalender“ können Sie Termine intern, für Eltern und Bezugspersonen oder für das Web freizuschalten.

Im Urlaubsplan können Sie die Urlaubstermine von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Kolleginnen und Kollegen verwalten. Sie können so bequem Urlaube planen und Überschneidungen auf einen Blick sehen.

In dem jeweiligen Datenblatt des Mitarbeiters haben Sie unter „Urlaub und Fortbildung“ die Möglichkeit den Jahresurlaubsanspruch einzutragen. Wenn Sie bei einem neuen Urlaubseintrag die Anzahl der tatsächlich genutzten Urlaubstage angeben, verfügen Sie jederzeit in den Mitarbeiterdaten über die automatisch berechnete Anzahl der Resturlaubstage.

Die Bearbeitung und Erstellung kann nur von einer Person mit Administrator-Rechten erfolgen. Der Urlaubsplan ist nur intern sichtbar.

Hier können auch Termin-Serien eingegeben werden (z. B. vom 01. August bis zum 15. November immer montags zwischen 9.00 Uhr und 10.00 Uhr Musikstunde). Diese Serientermine können anschließend einzeln bearbeitet oder gelöscht werden, z. B. bei einer Änderung an nur einem Tag des gesamten Zeitraumes.

Bei einem neuen Termineintrag im Kalender „Dienstplan“ wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Die vordefinierte Mitarbeiterfarbe (Einstellungen im jeweiligen Mitarbeiterblatt unter „Kontaktdaten“) erzeugt einen übersichtlich gestalteten Dienstplan. Der Dienstplan ist nur intern sichtbar.

Hier können Sie sich mit KigaRoo komfortabel und schnell informieren, wie viele Plätze in den einzelnen Gruppen Ihrer Einrichtung zur Zeit frei, bzw. belegt sind! Auf einen Blick sehen Sie die Zusammensetzung einer Gruppe z. B. in Alters- oder Geschlechterstruktur und können so zielgerichtet eine optimale Auslastung der Gruppen planen.

KigaRoo bietet einen Zugang für vier verschiedene Nutzergruppen. Zudem kann über den KigaRoo-Support für Träger mehrerer Kitas eine Trägerebene freigeschaltet werden.

1. Bezugsperson – hierzu zählen die Eltern, Großeltern oder die entsprechend für das Kind verantwortlichen Kontakt- und Bezugspersonen, die für das jeweilige Kind angegeben werden.
2. Mitarbeiter – je nach Einrichtung und individueller Aufteilung können von Verwaltungsfachangestellten, Erziehern oder dem Steuerberater alle zugeordnet und mit dem entsprechenden Zugang versehen werden.
3. Mitarbeiter mit Administrationsrechten – hier handelt es sich ebenfalls um eine individuelle Benutzergruppe, die von der Kitaleitung und/oder dem Administrator bestimmt und eingesetzt werden.
4. Administrator – der Administrator ist in der Regel die Kita-Leitung und/oder eine, in ihrem Auftrag handelnde Person. Derjenige, der sich bei KigaRoo in der Erstanmeldung für eine Einrichtung anmeldet, gilt als Administrator. Das Recht des Administrators kann im nachhinein auf eine andere Person übertragen werden.
5. Träger – der Träger erhält als übergeordnete Organisationsebene eines Kita- oder Einrichtungsverbundes spezifische Funktionen zur Erleichterung der übergeordneten Verwaltung. Dieser Trägeraccount kann NUR durch den Support von KigaRoo für Sie erstellt werden.

Einen genauen Überblick über die anlegbaren Benutzer und die möglichen Rechte erhalten Sie in diesem.

Bei KigaRoo wird DATENSCHUTZ groß geschrieben. KigaRoo ermöglicht es Ihnen, für Ihre Einrichtung genau zu definieren, welche Informationen und Daten Sie wem zugänglich machen wollen. Die wichtigsten Grundeinstellungen für einen einfachen Start sind bereits konfiguriert.

Sie legen fest, welche Informationen auf der öffentlichen Webseite zu sehen sein dürfen, welche nur für Betreuer einer bestimmten Gruppe und welche nur für die Eltern und ggf. weitere verbundene Bezugspersonen eines Kindes einsehbar sein sollen.

Einen genauen Überblick über die anlegbaren Benutzer und die möglichen Rechte erhalten Sie in diesem.

Erzieherinnen und Erzieher können für Ihre jeweilige Gruppe alle für das Tagesgeschäft wichtigen Aufgaben in KigaRoo erledigen. So haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben und Nachrichten zu erstellen, Termine in den Kalender Ihrer Gruppe einzutragen und Dateien wie z. B. Fotos ins System zu laden. Zusätzlich können Sie unter dem Bereich „Kinder & Eltern“ die Profildaten sowie weitere Informationen zu den Kindern und Eltern hinterlegen und bearbeiten. Weiterhin können sie die Belegungsstatistik einsehen und weitere Bereiche, wie etwa den Speiseplan bearbeiten. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle für ihre tägliche Arbeit relevanten Bereiche sicher und eigenständig bearbeiten. Umfassende Zugriffsrechte auf Daten anderer Gruppen oder übergeordnete Funktionen, wie etwa die Stammdatenänderung und Zugriff auf die Mitarbeiterverwaltung benötigen Ihre Mitarbeiter dazu nicht.

Unter dem Punkt „Mitarbeiterverwaltung“, legen Sie mit wenig Aufwand die einzelnen Mitarbeiter an und entscheiden in dem jeweiligem Datenblatt unter „Kontaktdaten“ ob sie die „Administrator-Rechte“ für diese Person freigeben möchten oder ob die Bearbeitung als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausreicht. Dies können Sie selbstverständlich jederzeit auch wieder ändern. Mit dem Häkchen bei „Administrator-Rechte“ gestatten Sie dem Mitarbeiter auch gruppenübergreifende Daten sehen und bearbeiten zu können. Dies empfiehlt sich z. B. für die stellvertretende Einrichtungsleitung. Die Personaldaten unter „Weitere Informationen“ der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Einrichtung lassen sich ausschließlich vom Administrator selbst einsehen und bearbeiten.

Um Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihre persönlichen Zugangsdaten zukommen zu lassen, setzen Sie in dem jeweiligen Datenblatt unter „Kontaktdaten“ ein Häkchen bei „Login für diese Person erlauben“. KigaRoo versendet automatisch die Zugangsdaten an die von Ihnen eingegebene Email-Adresse dieser Person. Ab sofort steht dann der Zugang für die neue Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter zur Verfügung.

Wenn Sie einem Mitarbeiter, einem Elternteil oder weiteren Bezugspersonen den Zugang zu KigaRoo ermöglichen möchten, setzen Sie in dem jeweiligen Datenblatt unter „Kontaktdaten“ oder unter „Profildaten“ einfach das Häkchen „Login für diese Person erlauben“ und speichern Sie diese Einstellung wie gewohnt.

Die Person erhält dann automatisch eine E-mail mit den personalisierten Zugangsdaten und kann damit sofort auf die jeweils freigegebenen Bereiche zugreifen.

Die „Warteliste“ finden Sie unter dem Reiter „Kinder & Eltern“ auf der rechten Seite im Info-Bereich. Mit der Warteliste bietet Ihnen KigaRoo eine Übersicht der Kinder, die aktuell auf einen Betreuungsplatz in Ihrer Einrichtung warten. Hier können Sie die Reihenfolge der Kinder ganz einfach ändern, indem Sie diese innerhalb der Warteliste mit der Maus nach oben oder unten verschieben und anschließend die gewünschte „Reihenfolge speichern“. Für den schnellen Überblick sehen Sie hier auch das genaue Alter und einige zusätzliche Informationen des jeweiligen Kindes.

Nach der Eingabe der Daten eines Kindes ist es vorerst als „inaktiv“ in KigaRoo gespeichert. In der Kinderübersicht können Sie anschließend jederzeit einzelne Kinder „Aktivieren“ oder „Auf Warteliste setzen“.

Um ein Kind von der Warteliste zu aktivieren und damit von der Warteliste zu nehmen, klicken Sie einfach in der Übersicht aller Kinder („Kinder & Eltern“) bei dem entsprechenden Kind auf das kleine Kreuzchen rechts neben dem Text „Auf Warteliste seit

Die Funktion können Sie ausschließlich bei Mitarbeitern und Kindern auswählen.
Bei den Kindern finden Sie die Einstellung unter dem jeweiligen Datenblatt unter dem Reiter „Abwesenheit“. Die abwesenden Kinder werden Ihnen in Ihrem rechten Info-Bereich unter „Abwesenheit Kinder“ dauerhaft angezeigt. Sie können zusätzlich die Gründe der Abwesenheit und Abwesenheitszeiträume eintragen.

Eltern haben die Möglichkeit über Ihren KigaRoo-Zugang und die KigaRoo-App die Abwesenheit Ihres Kindes, den Abwesenheitsgrund sowie eine kurze Notiz selbst einzustellen. Die Erzieherinnen und Erzieher des Kindes und die Leitung der Kita sehen das abwesende Kind sofort rechts im Info-Bereich.

Bei den Mitarbeitern finden Sie die Abwesenheits-Funktion unter dem jeweiligen Datenblatt unter dem Reiter „Kontaktdaten“. Die An- oder Abwesenheit erkennen Sie durch den roten oder grünen Punkt in der Übersicht der „Mitarbeiterverwaltung“.