Die Digitalisierung ist eine der zentralen Herausforderungen moderner Kitas. Prozesse, die früher auf Papier basierten, lassen sich heute effizient und transparent digitalisieren. Mehrere Einrichtungen oder Träger, darunter die Dibber gGmbH und die Pro Liberis gGmbH, zeigen eindrucksvoll, wie KigaRoo als Kita-Software zum Erfolgsfaktor wurde.
Ausgangssituation: Die Herausforderungen vor der Digitalisierung
Viele Kitas standen vor ähnlichen Problemen.
Die Verwaltung benötige viel manuellen Einsatz und kostete wertvolle Zeit. Papierbasierte Prozesse wie Dienstpläne, Abwesenheitsmeldungen oder Entwicklungsdokumentationen banden wertvolle Ressourcen.
Der Austausch mit Eltern lief oft über Zettelwirtschaft oder Telefon. Das führte zu Missverständnissen und war langwierig. Ohne ordnende digitale Software waren wichtige Informationen dezentral gespeichert und schwer zugänglich.
Besonders während der Pandemie war klar, wie existentiell wichtig digitale Lösungen gerade in Extremsituationen für den Kita-Betrieb sind.
Die Lösung: Digitalisierung mit KigaRoo
KigaRoo bietet eine umfassende, flexible und sichere Lösung für die individuellen Herausforderungen von Kitas:
- Flexibilität und Zugriff
Matthias Gabrunski, Mitarbeiter der Verwaltung von der Dibber gGmbH in Stuttgart, hebt hervor: „Mir gefällt an KigaRoo, dass es so flexibel einsetzbar ist. Ob es sich um Rechnungsdaten, Krankheitsdaten oder Allergien handelt – alles kann zentral erfasst und jederzeit abgerufen werden.“ Besonders in Zeiten, in denen Mitarbeitende oder Eltern nicht vor Ort sein können, bietet der zentrale Zugriff große Vorteile.
- Ganzheitliche Verwaltung
Von der Stammdatenverwaltung über die Abrechnung bis zur Dokumentation von Entwicklungsständen – KigaRoo deckt alle wichtigen Prozesse ab. „Ein Kindergarten, der heute keine ganzheitliche Software einsetzt, ist zukünftig nicht mehr konkurrenzfähig,“ so Stefan Wellenzohn, Geschäftsführer der BLC Bambini Learning Center Betreuungs- und Bildungskonzepte gGmbH.
- Verbesserte Kommunikation
Christin Held, ehemalige Geschäftsführung der Pro Liberis gGmbH, betont, wie wichtig die verbesserte Kommunikation mit Eltern ist: „Eltern können über die App Abwesenheiten melden, Nachrichten austauschen und erhalten tägliche Rückmeldungen über den Tag ihrer Kinder. Das schafft Transparenz und Vertrauen.“
- Entlastung des Teams
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie Zeiterfassung und Dienstplänen bleibt dem Kita-Team mehr Zeit für die pädagogische Arbeit. „Die Bedienung ist kinderleicht und gibt uns spürbar mehr Zeit für die Kinder,“ so ein Mitarbeiter von Pro Liberis.
- Sicherheit und DSGVO-Konformität
Alle Daten werden sicher in deutschen Rechenzentren gespeichert und DSGVO-konform verarbeitet. „Das schafft nicht nur Vertrauen bei den Eltern, sondern gibt uns als Leitung ein gutes Gefühl,“ erklärt Gabrunski.
Ergebnisse: Erfolg auf ganzer Linie
Mit KigaRoo konnten die Kitas ihre Prozesse nachhaltig verbessern. Wöchentlich wurden mehrere Stunden an Verwaltungsaufwand eingespart. Eltern und Mitarbeitende hatten jederzeit Zugriff auf die wichtigsten Informationen. Die Entlastung des Teams führte zu einer besseren Arbeitsatmosphäre, was den Kindern und ihren Eltern zugutekommt.
Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zum Erfolg
Die Erfolgsgeschichten der Dibber gGmbH sowie der Pro Liberis gGmbH zeigen anhand von zwei Beispielen, wie Digitalisierung mit KigaRoo den Kita-Alltag spürbar verbessert. Prozesse werden optimiert, die Kommunikation verbessert und sicher gespeicherte Daten sind für Verwaltungsprozesse leicht auffindbar.
Sind Sie bereit, den nächsten Schritt zu gehen? Erfahren Sie, wie KigaRoo auch Ihre Kita in die digitale Zukunft führen kann!